Telefonda ve WhatsApp'ta kaybolan randevu

Talep geliyor, randevu gelmiyor

Randevuyla çalışan birçok işletmede talep telefon ve WhatsApp üzerinden geliyor. Yoğun bir günde telefon çalıyor ama açılamıyor. Akşam gelen mesaj "yarın dönerim" diye bekletiliyor. Bir mesaja cevap veriliyor ama saat netleşmeden konuşma kalıyor.

Bunların her biri küçük görünüyor. Birikince, gelen talebin bir kısmının hiç randevuya dönmediğini fark etmek zorlaşıyor.

Bir haftalık sayım

Kaybın ne kadar olduğunu tahmin etmek yerine saymak mümkün. Bir hafta boyunca şunları not etmek yeterli:

• Gelen arama sayısı ve bunlardan cevaplanamayanlar. Telefonun cevapsız aramalar listesi bunun büyük kısmını zaten tutuyor.
• Gelen mesaj sayısı ve ilk cevabın ne kadar sonra verildiği.
• Bunların kaçının gerçekten randevuya dönüştüğü.

Hafta sonunda ortaya çıkan rakam genelde sürpriz oluyor. Diyelim ki hafta boyunca 40 talep geldi ve bunların 28'i randevuya döndü. Geri kalan 12'sinin nerede kaldığını sormak için artık bir sebep var.

Kayıp genelde nerede

Sayım bitince kayıp çoğu zaman şu noktalardan birinde çıkıyor: mesai dışında gelen ve sabaha kadar bekleyen mesajlar, yoğun saatlerde açılamayan telefon, ya da müşteriyle yazışırken uygun saat bulunamayıp yarıda kalan konuşmalar.

Hangisi olduğunu bilmek çözümü de değiştiriyor. Mesai dışı mesajlar için otomatik bir ilk cevap yetebilir; yoğun saatler için başka bir düzen gerekir.

Her işletmenin randevu sistemine ihtiyacı yok

Günde birkaç randevu alan bir işletmede düzenli tutulan bir takvim ve hızlı cevap verilen bir telefon çoğu zaman yeterli. Online randevu sistemi, talebin elle yetişilemeyecek kadar arttığı yerde anlam kazanıyor.

Biz nasıl yapıyoruz

Online randevu, otomatik hatırlatma ve takvim bağlantısı özel yazılım alanımızın parçası. Ama önce ölçüyoruz: Dijital Durum Analizi talebin nereden geldiğine, hangi kanalda karşılandığına ve nerede kaybolduğuna bakıyor. Bu ölçümün nasıl yapıldığını Talebin karşılandığı an yazısında anlattık.

Sistem, ölçüm gerçekten gerektiriyorsa kuruluyor.